Distinguer une vraie urgence de la simple priorité de quelqu'un d'autre
Donc la première chose que je vous demande quand il y a une urgence, c'est de vous montrer est-ce que c'est une urgence ou est-ce que c'est juste la priorité de quelqu'un d'autre. Rien que le fait de se poser la question, tu verras que parfois tu vas dire non, je ne peux pas pour midi, mais 14 heures je peux. Parce que finalement, tout ce que j'ai prévu avant midi est plus important que ça. Je ne fais pas qu'en jetant, je vais décaler des choses. Mais je vais décaler des choses parce que sa priorité ne passe pas en number one sur ma liste d'urgence, de mes priorités, mais elle va passer dans un ordre ou moi j'estime que ça peut se glisser. Double intérêt à ça. Première intérêt, tu ne pénalises pas. Ton futur, ton équipe, ton service. Parce que eux attendaient aussi des choses. Quand je suis désolé, on va annuler la réunion de ce matin parce qu'il y a un truc qui a tombé. Ah oui, mais moi j'ai attendu la réunion pour faire mon boulot de demain. Eh ben on fera demain. Hop, du temps perdu pour toute l'équipe. C'est valable aussi avec la réunion de urgence demandée par la directrice de site qui dit on fait une réunion maintenant parce que moi j'ai un truc. Non. Si vous avez du mal à trouver la bonne posture avec votre équipe, commentez le vitreux sous cette vidéo et découvrez l'approche que j'utilise avec les managers que j'accompagne.
Cette vidéo enseigne une méthode pour gérer les interruptions en distinguant une vraie urgence de la simple priorité d'autrui. L'objectif est d'éviter de sacrifier ses propres tâches critiques ou celles de l'équipe pour répondre immédiatement à une demande qui n'est pas vitale.
Le principe repose sur une question simple à se poser dès qu'une demande arrive : « Est-ce que c'est une urgence absolue ou juste la priorité de quelqu'un d'autre ? » Si ce n'est pas une urgence vitale, il ne faut pas tout annuler. Au lieu de dire « non » catégoriquement ou de dire « oui » immédiatement, on propose un créneau décalé. On intègre la demande dans son planning existant en la glissant à un moment où elle ne pénalise pas les autres tâches déjà prévues.
Cette approche a un double bénéfice. D'une part, elle protège la productivité de l'équipe et de soi-même en évitant les ruptures de flux inutiles. D'autre part, elle permet de traiter la demande de l'autre sans la refuser, ce qui préserve la relation professionnelle. C'est une forme de gestion du temps qui replace l'urgence réelle au centre des décisions plutôt que la pression sociale.
Exemple : Une collègue demande une réunion immédiate pour un projet. Au lieu d'annuler votre réunion de 10h, vous répondez : « Je ne peux pas avant midi, mais je suis disponible à 14h. » Vous avez ainsi respecté votre agenda initial tout en répondant à la demande, sans pénaliser les autres membres de l'équipe qui attendaient votre réunion de 10h.